[忘年聚] 便利的資訊真的是對人的一種考驗...－派大星練功房

最近發現，大家越來越依賴EMail跟MSN了，甚至到最後連電話都不記了，有什麼事情，就MSN發一下離線訊息或發個Mail，然後等人家回應。這些工具原本都是很方便的東西，不過整體而言，對工作效率的影響實在很大。最近從我自己身上及周邊觀察到不少影響，仔細歸納後發現實在很可怕：

發了信就以為對方肯定收到，反而導致訊息傳遞延誤。

首先就傳遞訊息這點，因為通訊便利，現在一個人要處理的訊息傳遞量其實頗大的，相對而言，沒精神的時候，就不會去追蹤訊息是否正確傳達，往往發了信就以為對方已經知道了，結果等到時限已過，事情沒有妥善完成，才發覺對方根本沒收到，或者被自動歸進垃圾郵件中。儘管大家都知道發信後要再度確認，不過往往容易因為許多情況導致忽略這個小動作。結果就是，原本可能是時間充裕，內容簡單的工作，因為這樣的傳遞延誤導致必須倉促完成，除了品質不佳外，更容易錯誤百出。

要說解決方案的話，比起用什麼高科技設備來輔助，對於重要的訊息傳遞，再多打通電話確認是比較可靠實在的做法。
發信方便，有時候還沒輸入完整就不小心送出，或者沒有慎重檢查就送出。

現在不時會看到信件標題註明了「修正版」「正式版」「最終確認版」等標記，而且可能是一連就好幾封，有時候我也常不小心就按到送出，然後打完之後還要再補充聲明哪封才是正確的版本。這個其實也會浪費掉讀信的人的精神跟時間。

除此之外，更可怕的是未整理就轉寄的資訊。

前陣子又有人又被我碎嘴，因為我請他去找參展資料，把參展的相關資訊整理給我。結果我看到他把網站上的廠商參展須知整個複製，貼到EMail當中直接寄給我。以我對他的瞭解，他還不致於連看都沒看就把東西寄給我。於是我就問他，是不是已經看過內容了？果然他理所當然地回應他有盡到盡進的責任，但我當再進一步問「那你為什麼不把重點節錄出來給我就好？同樣的文件，你看過了，我還要再重頭看一次，那跟你直接轉寄給我有什麼不同？」接著我得到一個彷彿被無理刁難的表情...

以前大學時代時常聽到企業經營中，有各式各樣的文件，有報告、企劃、申請書等，當我踏入軟體這個行業後，我發現自己經歷的幾個工作，都正好沒有這方面的制度，有的只是上司時而「應客戶要求」需要製作的類似文件。彷彿營運過程中這些文件，通通都可簡化成一封Mail了...

我想，接下來的時間內，是有必要再把這些制度找回來，光靠Mail，有很多具意義的資訊都會慢慢垃圾化，實在太可怕了。
信件搜尋便利，信箱空間大，所幸就把信箱當檔案庫

我發現我常常在重寄或請人重寄信件。某些東西之前寄過了，也確定收過了，不過收件夾累積太多信件一時找不到，於是只能請對方再重寄一份。重寄或許不是什麼大問題，不過有時候年代久遠，可能就真的找不到了。所以重要或有用的資訊，還是得妥善地歸檔起來，信箱最好保持淨空，不然一旦習慣把信箱當檔案庫，就會容易遇上資訊漏看，或是明明有收到卻沒有處理結果自己也忘記等困擾，而且沒有歸檔的東西每次找起來浪費時間且容易不小心刪除，每次浪費個幾分鐘，累積起來也是很可觀的。
通訊方式太多元，讓人搞不清楚怎樣連絡才是有效的。

常常有人說他寄信給我了，可是我怎麼也沒收到，結果發現他是寄到我MSN信箱，可是我常用的是GMail信箱。也有人發Facebook塗鴉牆留言報名活動，結果我那陣子沒去看，就不曉得有人要參加。諸如此類的情況層出不窮，不過要說好的解法，可能以後的自我介紹詞要改成「你好，我是小卷，請用GMail跟我連絡，謝謝。」之類的吧。
同一個螢幕內可以同時跟多個人聯繫，使得思考無法專心，討論時間會更長更沒有重點。

有的人不喜歡電話討論，喜歡用MSN打字，不過打字除了在怎麼快也有限度外，常常無法有效地表達，導致容易誤會意思，加上在螢幕前可以同時做好幾件事情，所以討論就會更加的沒完沒了。不管怎樣，遇到複雜的事情要討論，我還是比較傾向當面談，或者電話連絡。
除了電話、手機以外，再佐以MSN、Google Talk、Skype等通連機制，工作很容易被打斷，影響工作品質。

這些讓人又愛又恨的東西，實在是不知道該拿他怎麼辦才好，坦白說真正幫上忙增加效率可能就那幾次，但是八成以上的時間都是被各種通訊機制浪費掉的。電話來了可以不接嗎？手機來了可以不接嗎？MSN傳訊不回嗎？Skype Call In不回嗎？且不管內容跟重要性，一但鈴聲響起，就已經打斷了原本的思緒，就算直接掛斷不接，剛剛腦中琢磨的東西也早就拋到九霄雲外了。但又能如何呢？如果能規定全國早晚各有一小時通聯時間，其他時間「Radio Silence」，搞不好生產力會全面提升也說不定。
腦中的資訊多元、片斷且破碎，難以組織

以前腦中的資訊少，要想出三點大綱就很吃力了，現在受到各種媒體的陶冶訓練，就跟想頭條或標題一樣，人人隨時就能想個一二十個，但是也僅止於標題，一但要深入討論細節跟內涵，大家的腦中就跟眼神一樣空洞，這種所謂「萌」的要素在工作上是沒意義的。以前我們會說，要訓練組織能力，除了數學好外，還有一種方法就是多閱讀、撰寫文章，不過最近許多文學著作，似乎也有逐漸漫無組織的趨勢。該說這世界越來越浪漫嗎？哎，有空還是多來鍛鍊組織能力吧。
習慣使用電腦，所以許多人隨手沒有紙跟筆可以紀錄，甚至有紙筆也無法妥善使用。

我就是最明顯得例證，大學時代我隨身都會攜帶Notebook，隨時要討論要紀錄就有工具，現在我也是隨時帶Notebook，只不過是兩公斤重的那種，雖然打字比寫字快，不過很多資訊的紀錄就受限於文字，無法妥善地自由紀錄。最近用iPad雖然也可以手繪，不過感覺還是沒有真正用紙筆來得簡單靈活。

另外，有時候就算拿到筆，也只能畫圈圈，討論完紙上就是一堆圈圈跟箭頭，過兩天誰也不知道那些圈圈是什麼，字體大家更是比醜的，畫的東西又不易表現出關聯性，到最後可能一組圈圈，各自表述，討論的結論有根沒有一個樣，真是糟糕阿。
缺乏言語溝通經驗，使得言語上的表達跟理解能力降低

隨著用MSN的機會增加，相對地當面討論的機會就減少了，使得在當面討論上能運用的各種技巧都相對生疏，結果討論中容易出現詞窮或認知差異等問題。有時候雙方討論時，觀點很有可能根本是一樣的，但是卻用了不同的例證或說詞，導致容易有誤會，往往要花好很多時間才能走到同樣的軌道上，這點要是平常有經常在溝通，久而久之自然就會在言詞上有一定的默契，溝通起來自然就會更流暢。不過現在當面講話的機會少，相對地就比較不容易累積那樣的默契。
有的人索性就不記電話了

前一陣子臨時有事情要請人連絡總公司的會計，結果他連絡不到的原因是她MSN沒有回，問何不打電話，他理直氣壯地回應說他沒有對方的電話號碼，且不論取得總會電話號碼的方式還很多，他在此工作半年，與總會間的聯繫一直是由他負責，而他居然還能夠不知道對方電話，真是讓我切實感受到科技的威力。

最近也有好幾次，有人要介紹案子給我，本來打算在MSN上直接加會談，碰巧對方不在線上，結果就只能留MSN的帳號，因為沒有人有他的連絡電話。留MSN帳號雖然也是種方法，但是缺點是不能主動出擊，就算我加他好友，也得等對方有同意我加入，才能確保我傳的訊息對方能看到。如果有手機的話，就算馬上打過去碰巧對方不方便說話，還可以另外抓個時間再打，但是用MSN賬號就真的，連這個帳號是不是對方真的能連絡上都不確定，更別說規劃連絡時間了。

手機號碼，或最好是辦公室電話，還是都留一下吧，雖然不用老是打電話，但總會派上用場的。